歯科の受付は、患者さん対応以外にも色んな業務があります。今回は歯科受付について詳しくご紹介させて頂きます。

～歯科の受付は資格が必要？～

資格が無くても勤めることは可能です。しかし、多くの知識が必要になりますので、働きながら学ぶことが必要です。始めから歯科医療事務の資格を取得した上で入社する方もいます。

歯科医療事務→歯科のみの保険請求事務や歯科に関する知識を習得します。

受付とはいえ、患者さんから専門的な質問をされることはよくあります。歯科医院のスタッフである以上、受付スタッフでも歯科の知識は必要になります。

～歯科受付の主な仕事～

まず、受付の主な仕事は、患者さんの受付登録、会計業務、アポイント管理、電話対応です。

①  患者さんが来院されたら、保険証と診察券を受け取ります。受付登録をしてカルテを診療室へ出します。

受付登録の際注意が必要なのが、保険証の確認です。必ず月に１回行い、保険証に変更があったときは修正します。この時に確認を忘れたり、修正ミスがあると保険請求の手続きが出来ないのでよく確認することが必要です。

②治療が終わると受付へカルテが渡されるので会計を行います。注意することは、金額の伝え間違えや受取間違え、お釣りの渡し間違えです。会計ミスは信用問題に繋がる可能性があるので細心の注意が必要です。

③アポイント管理です。治療後は患者さんへ次回の治療内容を説明し、アポイントを取ります。

アポイントは空いているところにただ入れるのではなく、患者さんの都合、他のアポイント状況等を踏まえて提案します。

患者さんを出来るだけお待たせしないよう、医院全体が円滑に回るように管理することも受付の大事な仕事です。

④電話対応についてです。電話は患者さんの予約やキャンセルだけではなく、取引先や問い合わせの内容のものもあります。

電話対応で基本的なことは、メモを取る、ハキハキ話すことです。聞き間違えや聞き漏れがないように必ずメモを取ります。

急病の患者さんの電話対応は、まず患者さんの症状をよく聞きます。どうしたら患者さんを早く診れるのか、十分な治療をするためにはどこでアポイントを取るのか判断します。

～その他の受付の仕事～

●カルテ準備

翌日来院される全ての患者さんのカルテを準備し、治療内容の確認をスタッフ全員で行います。

●待合室の整理整頓

ゴミが落ちていないか、ソファーがきちんと並んでいるか、床が汚れていないか、本が見やすいように整えられているか等。

待合室は患者さんが来院して一番初めに見る場所で医院の印象にも繋がり、治療を終えてホッと一息つきたい場所にもなります。その場所が不衛生だったり散らかっていては通院したくなくなりますよね。受付は、患者さん対応だけではなく、気持ちよく通院して頂くことを考えるのも仕事です。

●事務作業

毎月の請求書作成、保険請求、書類作成等。これらを患者さん対応の合間に行います。

当院では、事務専属のスタッフも在籍していますので、受付・事務で役割を分けて業務の効率化を行っています。

●診療アシスタント

受付業務だけではなく、診療の状況によって歯科医師や歯科衛生士の補助を行うこともあります。

歯科のイメージを「痛い」「怖い」と感じている方は少なくないと思います。このように不安を持って来院される方に(もちろん、そうでない方にも)少しでも安心して「これからも通院したい」と思って頂けるように、受付としてできることは、まず笑顔でお迎えすることです。そして、患者さんの立場になり、優しく丁寧に対応し、最後は笑顔でお見送りすることです。

当院では、スタッフ全員日々意識して、患者さん対応を行わせて頂いています。

通院中の方も、これから通院を考えている方も、お困りの事などあればお気軽にお声掛けください。